Verkaufsvertrag

Verkaufsvertrag einrichten

Die folgenden Einrichtungen müssen zunächst vorgenommen werden, um die Verkaufsverträge vollumfänglich nutzen zu können.

Einen Verkaufsvertrag anlegen

Ein Verkaufsvertrag gliedert sich in drei Ebenen: den Vertragskopf mit allgemeinen Vertragsdaten (z. B. Kunde, Laufzeit), die Abrechnungsart, welche die Abrechnungslogik beschreibt (z. B. Pauschalpreis, Fixpreis, nach Aufwand), sowie die Abrechnungsartzuordnungen, die als konkrete Vertragszeilen die Abrechnungsart auf eine bestimmte Leistung anwenden.

Sie haben die Möglichkeit, einen Verkaufsvertrag anhand eines Verkaufsangebots und Verkaufsauftrags anzulegen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, einen Verkaufsvertrag manuell anzulegen.

1. Öffnen Sie die Suchfunktion. Geben Sie "Verkaufsverträge" ein wählen Sie dann den entsprechenden Link.
2. Erstellen Sie einen neuen Verkaufsvertrag. Der Belegstatus steht auf "Neu".
3. Vergeben Sie eine Beschreibung.
4. Wählen Sie einen Vertragsartencode aus.
5. Geben Sie optional einen Betreff ein. Der Betreff wird in alle Belege übernommen, die aus diesem Vertrag generiert werden.
6. Wählen Sie im Feld "Projektnr." ein Projekt aus dem LookUp aus. Die Felder zum Debitor und Kontakt werden automatisch aus den Projektdaten ausgefüllt. Ein Verkaufsvertrag benötigt immer den Bezug zu einem Projekt.
7. Wählen Sie im Feld "Debitorennr." einen Debitor aus dem LookUp aus, insofern es noch nicht automatisch befüllt worden ist. Die Debitorenstammdaten werden automatisch im Beleg ausgefüllt. Aus der Angabe des Debitors ergeben sich weitere Konditionen wie die Zahlungs- und Lieferbedingungen, Preisgruppe, Buchungsgruppen sowie Sprache und Währung.
8. Geben Sie ein Startdatum und optional ein Enddatum für den Verkaufsvertrag ein. Das Feld "Datum nächste Abrechnung" wird automatisch ausgefüllt und kann bei Bedarf geändert werden.
9. Geben Sie optional eine Externe Auftragsnummer ein.
10. Reiter Laufzeit: Geben Sie Daten zur Laufzeit ein. Anhand der Daten wird automatisch das Enddatum berechnet.
11. Reiter Druckoptionen: Wählen Sie eine oder mehrere Druckoptionen. Die Druckoptionen werden in die Rechnung übernommen.
12. Reiter Lieferung & Abrechnung: Geben Sie die entsprechenden Daten ein. Die Daten werden in die zugehörige Rechnung vererbt.
13. Reiter Rechnungsdetails: Geben Sie optional einen Vor- und Nachtext ein, sowie die weiteren Informationen. Die Daten werden in die zugehörige Rechnung vererbt.
14. Wählen Sie im Feld "Sammelrechnung" eine Option und einen Hautdatensatz aus. Mit dieser Option können Verträge zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. Grundlage ist, dass die Verträge zueinander z.B. vom Abrechnungsturnus her passen.
15. Wechseln Sie nun in den Reiter Abrechnungsartzuordnungen. Geben Sie neue Abrechnungsartzuordnungen ein. Es ist möglich Vorlagen für die Abrechnungsarten am Debitor, Artikel und an der Ressource zu hinterlegen. Diese werdem automatisch als Abrechnungsarten im Vertrag hinterlegt.
16. Klicken Sie auf "Neue Zuordnung" und wählen Sie eine Abrechnungsart aus dem sich öffnenden Dialog aus.
17. Geben Sie Menge, Art und Nummer an. Die Preise in den Zeilen werden automatisch berechnet.
18. Optional können Sie die Zeilenpositionen einer Liegenschaft zuordnen oder über das Feld Drucken steuern, ob diese Zeile gedruckt werden soll oder nicht.
19. Sie können die Abrechnungsartzuordnungen bzw. den Vertrag mit den Funktionen "Weitere Position...", "Position ausschneiden", "Position verschieben" umstrukturieren.
20. Der Vertrag kann nun von Ihnen aktiviert werden. Alternativ können Sie nur einzelne Zeilen aktivieren. Klicken Sie auf "Funktionen - Status Setzen - Aktiv".Nur wenn Abrechnungsartzuordnungen angelegt wurden, kann der Vertrag aktiviert werden. Mit dem Aktivieren des Verkaufsvertrags kann in den „Periodischen Abrechnungen“ eine Rechnung angelegt werden. Bei entsprechender Einrichtung, kann durch Aktivieren des Verkaufsvertrags ein Kontingent einmalig aufgeladen werden. Der Vertrag kann nicht geändert werden, wenn eine aktive Rechnung zu ihm existiert.
21. Sie können den Verkaufsvertrag beenden. Der Verkaufsvertrag wird dann nicht mehr in der periodischen Rechnungsliste berücksichtigt.

Einen Verkaufsvertrag erweitern

Sie können einen bestehenden Verkaufsvertrag erweitern. Entweder über ein Angebot oder direkt im Beleg des Verkaufsvertrags. Öffnen Sie dazu den gewünschten Verkaufsvertrag und setzen Sie den Status zurück auf "Einrichtung". Nun können Sie den Verkaufsvertrag bearbeiten und manuell Abrechnungsartzuordnungen ergänzen.

Positionen aus einem Verkaufsvertrag in einen anderen Vertrag kopieren

Mit dieser Funktion können Positionen aus einem bestehenden Verkaufsvertrag in einen anderen kopiert werden – unabhängig davon, ob die Verträge demselben Projekt oder Debitor zugeordnet sind.

1. Vertrag öffnen: Öffnen Sie den Verkaufsvertrag, aus dem Positionen kopiert werden sollen.
2. Positionen markieren: Wählen Sie die gewünschten Zeilen aus – wie beim Verschieben von Zeilen.
3. Kopierfunktion aufrufen Klicken Sie auf "Verarbeiten" → "Kopiere Positionen in Vertrag".
   Daraufhin öffnet sich die Karte "Zuordnungsauswahl".
4. Zielvertrag und Einfügepunkt auswählen: Wählen Sie den Zielvertrag aus, in den die Positionen übernommen werden sollen. Es werden die Abrechnungszeilen des Zielvertrags angezeigt. Wählen Sie die Zeile aus, nach der die kopierten Positionen eingefügt werden sollen.
5. Kopiervorgang bestätigen: Bestätigen Sie den Dialog mit "OK". Der Zielvertrag wird geöffnet und die kopierten Positionen sowie die zugehörigen Abrechnungsarten werden automatisch übernommen.
6. Ergebnis prüfen: Kontrollieren Sie die eingefügten Zeilen im Zielvertrag. Nach erfolgreicher Prüfung kann dieser geschlossen werden.
7. Optionale Nachbearbeitung: Im Quellvertrag verbleiben die Originalpositionen. Diese können bei Bedarf gelöscht werden.

Erläuterung der Felder

Allgemein

Abrechnungsartzuordnungen (zu prüfen)

Abrechnungsartzuordnungen bilden die Grundlage für die vertragliche Abrechnung eines Verkaufsvertrags. Sie legen fest, welche konkreten Leistungen, Artikel oder Services im Rahmen des Vertrags abgerechnet werden (z.B. Servicehotline, Mietobjekte, Wartung). Jede Abrechnungsartzuordnung ist dabei einer Abrechnungsart (z.B. Miete, Hotline) zugeordnet und übernimmt deren Rahmenbedingungen. Diese werden im Vertrag konkretisiert oder überschrieben.

Damit stellen die Abrechnungsartzuordnungen die Verbindung zwischen dem Vertragskopf (allgemeine Vertragsdaten und Abrechnungsarten) und der tatsächlichen Faktura her. Sie enthalten alle abrechnungsrelevanten Informationen wie Menge, Preis, Gültigkeitszeitraum, Artikel- oder Ressourcennummer sowie Rabatte und Steuersätze.

Abrechnungsartzuordnungen können: manuell im Vertrag angelegt werden, oder über Abrechnungsartvorlagen (z. B. am Artikel, Debitor oder an der Ressource hinterlegt) automatisch in den Vertrag übernommen werden. Auf diese Weise definieren die Abrechnungsartzuordnungen, welche Leistungen ein Kunde im Rahmen eines Vertrags in Rechnung gestellt bekommt.

Laufzeit

Druckoptionen

Im Reiter der Druckoptionen können Sie auswählen, nach welchen Kriterien die zum Verkaufsvertrag zugehörigen Rechnungen (Periodische Rechnung, Dienstleistungsrechnung) gruppiert werden sollen.

Lieferung und Abrechnung

In diesem Bereich können Liefer-, Rechnungsadresse sowie c/o-Adresse erfasst werden. Wenn an dieser Stelle keine abweichenden Angaben gemacht werden, werden die Adressdaten automatisch vom zugeordneten Debitor übernommen.

Rechnungsdetails

Hier können Sie Vorgaben für den Rechnungsdruck hinterlegen.