Verkaufsangebote erstellen

Verkaufsangebote sind in der Regel der erste Schritt, um seine Waren und Dienstleistungen verkaufen zu können. BE-terna Professional Services bietet Ihnen die Möglichkeit, dass direkt bei Erstellung eines Verkaufsangebots ein zugehöriger Verkaufsvertrag mit angelegt wird. So können Sie beispielsweise Flatrates, Wartungsverträge etc. direkt mit erfassen und anbieten.

Ein neues Verkaufsangebot mit Verkaufsvertrag anlegen

In diesem Abschnitt wird Ihnen erklärt, wie Sie beim Erstellen eines neuen Verkaufsangebots gleichzeitig einen zugehörigen Verkaufsvertrag anlegen können.

1. Öffnen Sie die Suchfunktion. Geben Sie "Verkaufsangebote" ein wählen Sie dann den entsprechenden Link.
2. Erstellen Sie ein neues Verkaufsangebot.
3. Wählen Sie als Verkaufsart "Professional Services" aus und beantworten Sie die Frage "Neuen Verkaufsvertrag anlegen?" mit "Ja". Dadurch wird im Hintergrund automatisch ein neuer Verkaufsvertrag angelegt, welcher einen Bezug zu diesem Angebot hat. Das Feld "Verkaufsvertragsnr." wird automatisch ausgefüllt. Die Belegmaske ändert sich bzw. hat zusätzliche Felder.
4. Wählen Sie im Feld "Debitorennr." einen Debitor aus dem LookUp aus. Die Debitorenstammdaten werden automatisch im Beleg ausgefüllt. Aus der Angabe des Debitors ergeben sich weitere Konditionen wie die Zahlungs- und Lieferbedingungen, Preisgruppe, Buchungsgruppen sowie Sprache und Währung.
5. Je nach Einstellung in der ProServ Einrichtung in der Aktion „Standard Vor-/Nachtexte“ werden Vor- und Nachtext automatisch eingetragen, können aber beliebig angepasst werden.
6. Wählen Sie im Feld "Projektnr." ein Projekt aus dem LookUp aus. Dadurch wird das Feld "Debitor" automatisch ausgefüllt.
7. Geben Sie ein Start- und opt. Enddatum ein. Das Feld „Datum nächste Abrechnung“ wird automatisch vom System gefüllt.
8. Füllen Sie auf der Seite Verkaufsangebot die Felder wie benötigt aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.
9. Wechseln Sie nun in die Verkaufszeilen und wählen Sie im Feld Art einen Wert, z.B. Ressource aus.
10. Wählen Sie im Feld Nr. einen Wert aus. Abhängig von der ausgewählten Art werden die Stammdaten aus Artikelstamm, Ressourcenstamm etc. übertragen.
11. Mengen, Preise, Rabatte und Warenausgangsdatum können je Position hinzugefügt und bearbeitet werden.
12. Wechseln Sie in den Reiter "Abrechnungsartzuordnungen". Klicken Sie auf "Neue Zuordnung". So können Sie zu den Verkaufszeilen neue Abrechnungsartzuordnungen anlegen (wie z.B. Service, Support, Wartung). In den Abrechnungsartzuordnungen ist hinterlegt, was zukünftig dem Kunden an Support und Service berechnet werden kann.
13. Geben Sie das Angebot über die Funktion "Freigeben" frei. Ggf. kann ein Genehmigungsverfahren gestartet werden. Nach der Freigabe ist der Beleg für die Bearbeitung gesperrt. Der Nutzer kann den Status jedoch wieder zurücksetzen.
14. Das Angebot kann mit den Funktionen unter 'Drucken/Senden' gedruckt oder gesendet werden. Dabei sind die Artikel und erfassten Zuordnungen aus dem Verkaufsvertrag in einem Dokument zusammengefasst.

Einen bestehenden Verkaufsvertrag erweitern

Sie können ebenfalls einen vorhandenen Verkaufsvertrag mittels eines Verkaufsangebots um Positionen erweitern. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Suchfunktion. Geben Sie "Verkaufsangebote" ein wählen Sie dann den entsprechenden Link.
2. Erstellen Sie ein neues Verkaufsangebot.
3. Wählen Sie als Verkaufsart "Professional Services" aus und beantworten Sie die Frage "Neuen Verkaufsvertrag anlegen?" mit "Nein". Wählen Sie einen vorhandenen Verkaufsvertrag aus, der durch das Angebot erweitert werden soll.
4. Ab hier können Sie der Anleitung zur Erstellung eines neuen Verkaufsangebots ab Schritt 8 folgen. Die neuen Zuordnungen werden in den ausgewählten Verkaufsvertrag übernommen.

Hinweis zum Status der Positionen:

• Die neu hinzugefügten Positionen erhalten zunächst den Status „Neu“.
• Solange sie sich in diesem Status befinden, werden sie nicht in die periodische Abrechnung einbezogen.
• Eine Berücksichtigung in der Abrechnung erfolgt erst, wenn der Kunde das Angebot bestätigt hat, das Angebot in einen Verkaufsauftrag umgewandelt und der Verkaufsauftrag fakturiert wurde.

Erst nach erfolgreicher Fakturierung gelten die Positionen als abrechnungsrelevant und werden in der periodischen Abrechnung berücksichtigt. Somit ist sichergestellt, dass nur vertraglich bestätigte Leistungen abgerechnet werden.

Verkaufsaufträge

Sie haben die Möglichkeit, ein Verkaufsangebot inkl. Verkaufsvertrag in einen Verkaufsauftrag umzuwandeln bzw. manuell einen neuen Verkaufsauftrag inkl. Verkaufsvertrag anzulegen. Die Anlage eines neuen Verkaufsauftrags ähnelt im Ablauf dem eines neuen Verkaufsangebots und wird deshalb hier nicht nochmal beschrieben.

Wichtig ist, dass mit der Buchung des Verkaufsauftrags der Verkaufsvertrag aktiviert wird. Damit entsteht eine Rechnung zu den Artikeln, die im Angebot/Auftrag erfasst wurden. Die zu diesem Verkaufsauftrag gehörenden Zuordnungen erhalten den Status „aktiv“. Sollte der Verkaufsvertrag weitere Zuordnungen aus anderen Angeboten enthalten, so behalten diese den Status „Einrichtung“ weiterhin bei.