Arbeitsaufgaben und -pakete

Arbeitsaufgaben und Aufgabenwarteschlange

Arbeitsaufgaben dienen der Definition von wiederkehrenden oder planmäßigen Tätigkeiten. Sie können zur besseren Organisation in Arbeitspaketen gebündelt werden. In der Ansicht „Bevorstehende Arbeiten“ kann ein Benutzer einen Zeitraum festlegen, für den entsprechende Arbeitsaufgaben und Arbeitspakete angezeigt werden.
Aus dieser Liste heraus lässt sich eine Aufgabenwarteschlange erstellen, mit der zu den gewählten Einträgen automatisch Arbeitsaufträge generiert werden.

Die nachfolgende Tabelle enthält eine Übersicht typischer Arbeitsaufgaben – inklusive Links zu weiterführenden Artikeln, die die jeweilige Aufgabe näher erläutern.

Arbeitsaufgaben erstellen

Arbeitsaufgaben können auf unterschiedliche Arten angelegt werden. Zum einen manuell, wie in diesem Abschnitt beschrieben, oder aus Arbeitspaketen heraus.

1. Öffnen Sie im Reiter "Liegenschaft" die Liste "Arbeitsaufgaben" und klicken Sie auf "neu".
2. Geben Sie die Daten im Belegkopf an, wie Beschreibung, Start- und Enddatum. Die Aufgabenwarteschlange berücksichtigt die Aufgabe entsprechend dem hier eingegebenen Zeitraum und legt Arbeitsaufgaben an.
3. Wählen Sie eine zugehörige Liegenschaft (Objekt, Installation, Komponente) aus.
4. Ordnen Sie der Aufgabe einen Debitor, Verkaufsvertrag, Projekt etc.. zu.
5. Wählen Sie unter "Arbeitsvorgang" aus, ob aus der Arbeitsaufgabe automatisch ein Ticket oder ein Arbeitsauftrag entstehen soll, wenn diese Aufgabe verwendet wird.
6. Klicken Sie abschließend auf "Verarbeiten" - "Arbeitsvorgänge erstellen". Je nach Einstellung werden automatisch Tickets oder Arbeitsaufträge anhand der Arbeitsaufgabe erstellt.

Bevorstehende Arbeiten planen

Die Ansicht "Bevorstehende Arbeiten" gibt Ihnen die Möglichkeit, automatisiert Arbeitsaufträge und Tickets für einen von Ihnen festgelegten Zeitraum anlegen zu lassen.

1. Öffnen Sie die Liste "Bevorstehende Arbeiten" und klicken Sie auf Neu. Nun können Sie eine neue Zeile eingeben.
2. Geben Sie einen Beschreibungstext ein.
3. Geben Sie im Feld "Datumsformel Anfang" und "Datumsformel Ende" einen Wert ein. Die Datumsberechnung bezieht sich auf das heutige Datum (z.B. -3M, 1 J etc.) Je nach eingegebenem Datum, werden die Arbeitspakete und Arbeitsaufgaben eingegrenzt. Wenn zutreffende Arbeitsaufgaben/pakete vorhanden sind, ändert sich die Anzahl.
4. Sie können ein Häkchen in "Periodische Tätigkeit für gesamten Zeitraum erstellen" setzen. Dann werden Arbeitsaufträge erstellt für die angegebenen Intervalle. Um diesen Haken setzen zu können, muss mindestens das Feld "Datumsformel Ende" eingegeben werden. Entsprechend dem vorgegebenen Intervall in den Arbeitsaufgaben/paketen werden nun Arbeitsaufträge erstellt.
5. Setzen Sie das Häkchen in "Aktiv".
6. Klicken Sie auf "Arbeitsaufträge erstellen". Je nachdem wie es in den Arbeitspaketen und Arbeitsaufgaben im Reiter Vorgänge definiert ist, werden daraufhin automatisch Arbeitsaufträge/Tickets für die "Aktiven Zeilen" erstellt.

Arbeitspakete anlegen

Arbeitspakete dienen der Bündelung mehrerer Arbeitsaufgaben. Zu diesen Arbeitsaufgaben können automatisch Arbeitsvorgänge erstellt werden.

1. Öffnen Sie im Reiter "Liegenschaft" die Liste "Arbeitspakete" und klicken Sie auf "neu". Darauhin öffnet sich ein leerer Beleg. Die Nummer wird automatisch aus der hinterlegten Nummernserie vergeben durch das erste Klicken oder Enter.
2. Geben Sie die Beschreibung ein.
3. Legen Sie ein Intervall fest. Das Intervall gibt die Planungsdaten vor (Datum erste Ausführung, Datum nächste Ausführung). Die Aufgabenwarteschlange berücksichtigt die Aufgabe entsprechend dem hier eingegebenen Zeitraum.
4. Geben Sie optional ein Start- und Enddatum ein.
5. Wählen Sie eine zughörige Liegenschaft (Objekt, Installation, Komponente) aus.
6. Ordnen Sie dem Paket einen Debitoren oder Verkaufsvertrag, Projekte, SLA, Kontingente etc.. zu. Durch den Verkaufsvertrag werden die Felder von Debitor und Projekt automatisch ausgefüllt.
7. Reiter Planung: Die Planungsdaten wurden z.T. bereits anhand des Startdatums vorgelegt. Sie können Sie anpassen.
8. Wählen Sie einen Verantwortlichen, Besitzer aus. Diese Personen müssen die Arbeiten nicht ausführen, sondern sind eher als Verantwortliche zu betrachten.
9. Wählen Sie einen Bevorzugten und Ausweich-Termin aus (Freitextfeld).
10. Summe geplante Dauer: Dieser Wert wird automatisch berechnet anhand aller hinterlegten Arbeitsaufgaben.
11. Qualifikation: Wähle die benötigten Qualifikationen aus. Die Qualifikationen werden im Feld "Beschreibung Qualifikationen" angezeigt.
12. Die Projektdaten können von Ihnen, wenn noch nicht bereits ausgefüllt, von Ihnen hinterlegt werden.
13. Wählen Sie unter "Arbeitsvorgang" aus, ob aus den enthaltenen Arbeitsaufgaben Tickets und/oder Arbeitsaufträge entstehen sollen, wenn dieses Arbeitspaket verwendet wird. Wenn "Sammelauftrag" aktiviert wird, dann werden alle zugehörigen Aufgaben in einen Arbeitsauftrag übernommen, statt dass für jede Aufgabe einzeln Aufträge erstellt werden.
14. Sollten Arbeitsaufträge erstellt werden: Wählen Sie einen Auftragsarten Code aus. Die Anzeigefelder ändern sich ggf. bei Anzahl offene Aufträge etc.
15. Fügen Sie dem Arbeitspaket Arbeitsaufgaben zu. Wählen Sie entweder vorhandene Arbeitsaufgaben aus oder legen Sie neue Arbeitsaufgaben in der Listenansicht an. Die Felder "Nr." und "Arbeitspaketnr." werden automatisch gefüllt. Alle Daten, die den Kopfdaten entsprechen, wurden übernommen, können aber zeilenweise geändert werden.
16. Geben Sie in den Zeilen die Felder Menge, Einheitencode, Typ, Nr. und Arbeitstypencode ein für jede Arbeitsaufgabe.
17. Sie können pro Zeile oder pro Arbeitspaket Arbeitsvorgänge erstellen. Klicken Sie auf "Verwalten" - "Arbeitsvorgänge erstellen". Entsprechend der vorgenommenen Einstellung im Reiter "Arbeitsvorgang" werden zu den Arbeitsaufgaben nun automatisch Tickets/Arbeitsaufträge erstellt.

Erläuterung der Felder in der Karte "Arbeitspaket"

Menüleiste

• Langtext bearbeiten
  Mittels dieser Funktion gelangen Sie in einen Editor, wo Sie den Langtext bearbeiten können.
• Arbeitsvorgänge erstellen
  Die Funktion "Arbeitsvorgänge erstellen" ermöglicht es Ihnen, automatisiert Arbeitsvorgänge (Tickets oder Arbeitsaufträge) anhand der in diesem Beleg vorgenommenen Einstellungen zu erstellen.

Allgemein

Debitor

Sie können das Arbeitspaket einem Debitor und Kontakt zuweisen. Zusätzlich können Sie einen Verkaufsvertrag inkl. SLA und Kontingent zuweisen, über das die erbrachten Leistungen später abgerechnet werden sollen.

Planung

Projekt

Sie können das Arbeitspaket einem Projekt zuweisen, wenn dieses Feld nicht bereits anhand des Verkaufsvertrags ausgefüllt wurde.

Arbeitsvorgang

Text

Sie können hier einen Langtext erfassen.

Arbeitsaufgaben

Sie können an dieser Stelle Arbeitsaufgaben zu dem Arbeitspaket erstellen bzw. hinzufügen. Ein Großteil der Zeileninformationen wurde bereits mit den Daten aus dem Belegkopf vorbelegt.